أن تكون من الشركات والمؤسسات التي يكون لديها مقر رئيسي داخل الدولة. 

أن تكون الشركة أو المؤسسة لديها رخصة سارية من الجهات الرسمية المختصة حسب طبيعة نشاط الشركة في ضوء التقيد التام باستيفاء الاشتراطات والقواعد التي تحددها كل جهة على حدة . 

أن تكون الشركة أو المؤسسة غير محظورة من الاشتراك في المناقصات أو العطاءات الحكومية التي تجريها أي من الجهات الحكومية محليا او اتحاديا وفقا لأية تحفظات أو مخالفات أو دعاوي قائمة حاليا أو قيد التحقيق أو كانت في السابق مالم يتوافر افادة بانهائها رسمياً من الجهات المعنية ذات العلاقة على مستوى الدولة. 

أن يتم تزويد الدائرة المالية بمستند رسمي لمن يمثل الشركة أو المؤسسة قانونيا في جميع أعمال المشتريات والتعاقدات مع حكومة رأس الخيمة. 

أن تكون الشركة أو المؤسسة غير مملوكة من قبل أحد الموظفين في حكومة رأس الخيمة أو أن يتوافر له منافع بشكل ما أو يوجد تعارض مصالح دون الافصاح عنها أو أن يكون له صلة قرابة من الدرجة الأولى مع المعنيين باجراء التعاقدات وإدارة المناقصات وارساء العطاءات الحكومية. 

أن تكون الشركة أو المؤسسة ملزمة بالتوقيع على ميثاق التزام أخلاقي يضمن الامتثال لسياسة نظام إدارة مكافحة الرشوة ISO 37001:2016 والابلاغ عن المخالفات المطبق بدائرة المالية رأس الخيمة   

أن تكون الشركة أو المؤسسة ملزمة بالتوقيع على وثيقة قواعد السلوك والأخلاقيات تضمن الامتثال لسياسة نظام أيزو إدارة المشتريات المستدامة ISO 20400:2017 المطبق بدائرة المالية رأس الخيمة الداعمة لمعايير استدامة تحسين التأثيرات البيئية والاجتماعية والاقتصادية على دورة حياة المنتج أو الخدمة الممثلة في كل من (الحوكمة/ البيئة/ حقوق الانسان/ الممارسات العمالية /الممارسات العادلة في العمل/ قضايا المستهلكين/ تطوير المجتمع). 

أن تعطي الأولوية للتسجيل للمنشآت الصغيرة ومتوسطة الحجم SME وفق توجهات وزارة الاقتصاد "نسخة من التسجيل في البرنامج الوطني للشركات الناشئة في وزارة الاقتصاد" 

أن تعطي الأولوية للتسجيل الشركات والمؤسسات والمنشآت التي لديها خدمة أو منتج حصري حسب اعتبارات واشتراطات منح شهادات قيد الوكالات التجارية الصادرة عن وزارة الاقتصاد "نسخة من شهادة الوكالة".  

أن تعطي الأولوية للتسجيل الشركات والمؤسسات والمنشآت التي لديها شهادة القيمة الوطنية المضافة ICV حسب توجهات وزارة الصناعة والتكنولوجيا المتقدمة "نسخة من شهادة القيمة الوطنية المضافة". 

يجب أن يلتزم المورد بتقديم عروض أسعار خلال الفترة المحددة من قبل الدائرة المالية من تاريخ استلام البريد الالكتروني أو عبر وسائل الاتصال الرسمية المعتمدة لدى الدائرة بشأن الدعوة لاستدراج عروض أسعار أو إجراء المناقصة أو العطاء، ويحق للدائرة المالية فقط تمديد الفترة الزمنية لاستلام عروض الأسعار وفقا لاعتباراتها وتقديراتها للصالح العام دون مطالبتها من أي طرف في اجراء ذلك أو تقديم مبررات عن هذا التوجه. 

يجب أن يلتزم المورد بتوفير عروض الأسعار سارية المفعول لغاية (30) يوم عمل من تاريخ التقديم  في العطاء، ويجوز تمديدها لفترة اضافية (60) يوم عمل دون أن تقوم الدائرة المالية بمطالبة المورد بتقديم عروض أسعار مرة أخرى إلا عقب انتهاء فترة 90 يوم عمل من تاريخ تقديم عروض الأسعار رسميا في العطاء المستهدف. 

يجب أن يلتزم المورد بارفاق العينات والكتالوجات المطلوبة مع العرض المقدم حسب طبيعة العطاء أو المناقصة " عند طلب ذلك من قبل الجهة الحكومية المعنية". 

يجب أن يلتزم المورد بتحديد فترة التوريد واية امتيازات أخرى من جانبه ضمن العرض المقدم بشكل واضح. 

أن يقر المورد على الشروط والأحكام التي يتم مشاركته بها وفقا للمواصفات الفنية المحددة حسب نطاق العمل عند استدراج عروض الأسعار لغرض ادارة المناقصات والعطاءات الحكومية. 

يجب أن يتم مراجعة الشركات والمؤسسات والموردين والمقاولين الراغبين في الاشتراك في موضوع المناقصة إدارة المشتريات المركزية لدائرة المالية أثناء مواعيد الدوام الرسمي لاستلام وثائق المناقصة أو التسجيل إن لم تكن مسجلة. 

يسدد الراغبون في الاشتراك في المناقصات المعلن عنها من قبل الدائرة المالية لحكومة رأس الخيمة الرسوم المقررة لاستلام الوثائق الخاصة بالمناقصة والغير قابلة للرد إن وجدت ( حاليا 0 درهم). 

أن يلتزم الموردين المقدمين في العطاءات والمناقصات المعلنة - أي كانت طبيعتها بشكل عام - حسب قنوات التواصل الرسمية لدائرة المالية بالعمل على توفير المرفقات الأساسية التالية: 

يجب أن يقدم المورد في المناقصات والعطاءات العرض الخاص به متضمنا المرفقات المطلوبة عن طريق مظاريف مغلقة خالية من أي إشارات أو علامات مميزة بشكل يسمح بالكتابة عليها لرقم وموضوع المناقصة فقط. 

آخـر موعد لإستلام عروض السعر حسب العطاءات المقدمة حسب التاريخ المحدد في تاريخ الاعلان عن المناقصة، ولا يجوز تمديده إلا وفق اعتبارات الدائرة المالية فقط  

نتيجة المناقصة حسب ترسية وقيمة العطاء لمورد ما يجب بدء العمل حسب النطاق المحدد للجهة الحكومية المستفيدة بحيث أن تكون غير مشروطة وغير قابلة للإلغاء من قبل المورد، وتكون نتيجة المناقصة أو العطاء سارية المفعول لمدة (30) يوم عمل من تاريخ فتح المظاريف وقابلة للتجديد وفق اعتبارات الدائرة المالية فقط بحيث يحق لها الغاء ترسية العطاء دون مطالبتها بتقديم أسباب أو مبررات الالغاء عقب انتهاء الفترة المسموح بها لبدء العمل مع حقها في البحث عن حلول بديلة استرشادا بتطبيق قواعد وأسس إدارة لجنة المناقصات والعطاءات بما يخدم توجهات الصالح العام. 

يحق للدائرة قبول أو رفض أي عرض مقدم سواء بالكامل أو جزئيا منه دون مطالبتها من قبل أي طرف بتقديم مبررات وأسباب الرفض حاليا أو مستقبلا باعتباره حق يقتصر على تقديرات الدائرة المالية فقط واعتباراتها للصالح العام. 

يجب على المورد الالتزام بالمدة والوقت المحددين لتوريد أمر الشراء أو حسب عقود  التوريد . 

يحق لدائرة المالية أن تعدل كميات عقود التوريد بالزيادة أو النقصان في حدود 30% من المبلغ الإجمالي بنفس الأسعار والشروط المتفق عليها مع حقها في التجديد لمدد مماثلة وفق هذه الشروط بشرط موافقة الطرفين ومالم يبدي أحد الطرفين رغبته في عدم التجديد مرة اخرى قبل انتهاء العقد بفترة 90 يوم على الأقل. 

يعتبر التوريد الفعلي للمواد والخدمات والأصول هو تاريخ استلام الجهة الحكومية المستفيدة لها وفق المواصفات والشروط المطلوبة في نطاق العمل حسب الموقع المحدد مسبقا. 

في حال عدم التزام المورد بتوريد المواد أو الخدمات أو الأصول حسب المواصفات والشروط المنصوص عليها في أمر الشراء بالكيفية والآلية المتفق عليها مسبقا حسب متطلبات الجهة الحكومية المستفيدة، فإنه يحق للدائرة المالية أو الجهة الحكومية المستفيدة، اتخاذ كافة الإجراءات اللازمة تجاه تقصير المورد عن الاستيفاء بالتزاماته أو في حالة تحقق شبهة أو تيقن عدم ابداء العناية الواجبة لما هو مطلوب منه دون الحاجة إلى الإنذار أو الحكم القضائي، وذلك بشكل تصاعدي في تطبيقها على النحو التالي: 

يحق للدائرة المالية تسجيل الشركات والمؤسسات التي ليس لها مقر داخل الدولة أو تتبع المناطق الحرة في الدولة وفق قواعد ومتطلبات أخرى تحددها الدائرة المالية بالتنسيق مع الأطراف المعنية. 

يحق للدائرة المالية رفض قبول التسجيل لمورد ما أو إلغاء تسجيله في القاعدة الالكترونية للموردين المعتمدين لحكومة راس الخيمة سواء بسبب أو دون سبب دون أدنى مسئولية على الدائرة المالية تجاه ذلك حاليا أو مستقبلا. 

يحق للدائرة المالية أن تكون المراسلات والمخاطبات أثناء اجراء الاتصال والتواصل مع الموردين المعتمدين يكون باللغتين العربية والانجليزية، وفقط في حال وجد تعارض بين النص العربي والأجنبي يكون النص الوارد باللغة العربية هو المعتمد رسميا من قبل حكومة رأس الخيمة أمام الجهات ذوي الاختصاص القانوني والفصل بين النزاعات.  

يحق للدائرة المالية تقييم الموردين سنوياً، ومن ثم حظر المورد من المشاركة في القاعدة الالكترونية للموردين المعتمدين لحكومة راس الخيمة وفقا لنتيجة الأداء المستهدف حسب اعتبارات وتقديرات الدائرة المالية سنويا لهذا الغرض دون مطالبتها بأسباب الحظر من قبل أي طرف، ويتم اعادة تفعيل بيانات المورد مرة اخرى عقب مرور 6 أشهر على الأقل من الحظر حتى يتم تقديم طلب رسمي يتم الموافقة والاعتماد عليه من قبل سعادة المدير العام بدائرة المالية أو من يفوضه في هذا الامر أو رفض الطلب دون ابداء ية مبررات. 

يجب على الموردين مراجعة الدائرة المالية تحديث بياناتهم بصورة سنوية أو عند حدوث أي تغيير بشكل طارئى في البيانات المقدمة عند التسجيل بشكل أساسي: